INTLTCS
FMCSA New Entrant Safety Audit — the 12-point checklist
Every new carrier gets a Safety Audit within its first 12 months. Most pass the trucks and fail the paperwork. Here is exactly what the auditor checks — tick each box before they do.
Prepared by Juan Moya — former FMCSA & PHMSA program manager, 23+ years inside U.S. DOT.
Auditoría de Seguridad para Nuevos Transportistas (FMCSA) — lista de 12 puntos
Todo transportista nuevo recibe una Auditoría de Seguridad en sus primeros 12 meses. La mayoría aprueba los camiones y reprueba el papeleo. Esto es exactamente lo que revisa el auditor — marque cada casilla antes que ellos.
Preparado por Juan Moya — ex gerente de programa de FMCSA y PHMSA, más de 23 años dentro del U.S. DOT.
01USDOT registration & operating authority active
Your USDOT number is active and your MCS-150 is current (and updated every 2 years). Authority matches what you actually do.
02Proof of insurance / financial responsibility
Required liability coverage on file and filed with FMCSA (BMC-91/MCS-90 as applicable). No lapses.
03Driver Qualification (DQ) file for every driver
Application, MVR (at hire + annual review), road test or CDL equivalent, and a current medical certificate in each driver's file.
04Valid CDL & medical certificate per driver
Every driver holds the correct class/endorsements and a valid DOT medical card. No expired or missing certificates.
05DOT drug & alcohol testing program
Pre-employment, random, post-accident, and reasonable-suspicion testing in place, with a written policy given to every driver. Missing this is an automatic failure.
06FMCSA Clearinghouse — registered & queried
Registered in the Clearinghouse, with pre-employment full queries and annual limited queries run on every CDL driver.
07Supervisor reasonable-suspicion training
Anyone who supervises drivers completed the required 2-hour (1 hr drugs + 1 hr alcohol) training, with proof on file.
08Hours of Service / ELD records
Compliant ELD use, retained records of duty status, and a supporting-documents system. No false or missing logs.
09Vehicle maintenance & annual inspection
Maintenance records per vehicle, current annual (periodic) inspections, and DVIRs being completed and retained.
10Accident register (last 3 years)
A maintained accident register, even if empty, with the required details for any DOT-recordable crashes.
11Hazmat requirements (if you haul HM)
Proper registration, security plan, employee HM training, and — for pipeline/energy — a Part 199 program. Skip if not applicable.
12Written policies & a recordkeeping system
One organized system (digital or paper) where every item above lives and can be produced on request. This is what separates "hoping" from "ready."
01Registro USDOT y autoridad operativa activos
Su número USDOT está activo y su MCS-150 al día (actualizado cada 2 años). La autoridad coincide con lo que realmente hace.
02Comprobante de seguro / responsabilidad financiera
Cobertura de responsabilidad requerida en archivo y presentada ante FMCSA (BMC-91/MCS-90 según aplique). Sin lapsos.
03Archivo de Calificación del Conductor (DQ) por cada conductor
Solicitud, MVR (al contratar + revisión anual), prueba de manejo o CDL equivalente, y certificado médico vigente en cada archivo.
04CDL válida y certificado médico por conductor
Cada conductor tiene la clase/endosos correctos y una tarjeta médica DOT válida. Sin certificados vencidos o faltantes.
05Programa de pruebas de drogas y alcohol del DOT
Pruebas pre-empleo, aleatorias, post-accidente y por sospecha razonable, con política escrita entregada a cada conductor. No tenerlo es reprobación automática.
06Clearinghouse de FMCSA — registrado y consultado
Registrado en el Clearinghouse, con consultas completas pre-empleo y consultas limitadas anuales para cada conductor CDL.
07Capacitación de supervisores en sospecha razonable
Quien supervisa conductores completó la capacitación requerida de 2 horas (1 hr drogas + 1 hr alcohol), con comprobante en archivo.
08Registros de Horas de Servicio / ELD
Uso conforme del ELD, registros de estatus de servicio conservados y un sistema de documentos de respaldo. Sin bitácoras falsas o faltantes.
09Mantenimiento de vehículos e inspección anual
Registros de mantenimiento por vehículo, inspecciones anuales (periódicas) vigentes y DVIRs completados y conservados.
10Registro de accidentes (últimos 3 años)
Un registro de accidentes mantenido, aunque esté vacío, con los detalles requeridos de cualquier choque reportable al DOT.
11Requisitos hazmat (si transporta materiales peligrosos)
Registro adecuado, plan de seguridad, capacitación HM del personal y — para ductos/energía — un programa Parte 199. Omita si no aplica.
12Políticas escritas y un sistema de registros
Un sistema organizado (digital o papel) donde vive cada punto anterior y se puede presentar cuando lo pidan. Esto separa "esperar" de "estar listo".
⚠ Automatic-failure items — fix these first
- No drug & alcohol testing program (or using a driver who failed/refused a test)
- Using a driver with no valid CDL or no medical certificate
- Operating without the required insurance
- Falsifying records of duty status (logs)
- No Clearinghouse queries on your CDL drivers
⚠ Puntos de reprobación automática — arregle estos primero
- No tener programa de drogas y alcohol (o usar a un conductor que reprobó/rechazó una prueba)
- Usar a un conductor sin CDL válida o sin certificado médico
- Operar sin el seguro requerido
- Falsificar registros de estatus de servicio (bitácoras)
- No hacer consultas al Clearinghouse de sus conductores CDL
Disclaimer: General educational information, not legal advice, and not a guarantee of audit results. It summarizes common FMCSA New Entrant Safety Audit focus areas and may not reflect the latest rule changes. INTLTCS is independent and not affiliated with or endorsed by any government agency. For your specific situation, contact us. Aviso: Información educativa general, no asesoría legal, y no garantiza resultados de auditoría. Resume áreas comunes de enfoque de la Auditoría de Nuevos Transportistas de FMCSA y puede no reflejar los cambios más recientes. INTLTCS es independiente y no está afiliada ni respaldada por ninguna agencia gubernamental. Para su situación específica, contáctenos.